Informationen zum Datenschutz

für Beschäftigte des Studierendenwerks Stuttgart AöR

Für die Datenverarbeitung verantwortliche Stelle und Kontaktdaten

Für Bewerbungen beim Studierendenwerk Stuttgart AöR:

Studierendenwerk Stuttgart AöR

Rosenbergstraße 18

D-70174 Stuttgart

Telefon: +49 711 4470- 1247

E-Mail: info[at]sw-stuttgart.de

Unseren Datenschutzbeauftragten ist erreichbar per E-Mail an datenschutz[at]sw-stuttgart.de oder per Brief an obige Anschrift mit dem Zusatz „Zu Händen des Datenschutzbeauftragten“.

 

Herkunft der personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten

Wir erhalten Ihre personenbezogenen Daten in der Regel direkt von Ihnen im Laufe des Bewerbungsverfahrens oder während des Beschäftigungsverhältnisses. Hierzu zählen auch besondere Kategorien personenbezogener Daten, beispielsweise Arbeitsunfähigkeitszeiten.

Insbesondere können hierzu folgende personenbezogenen Informationen gehören:

  • Stammdaten (Name, akademische Titel, Anschrift, Geburtsdatum und -ort, Geschlecht, Personalnummer)
  • Familienstand, Kinder, Konfessionszugehörigkeit und Staatsangehörigkeit
  • Vertragsdaten (Art der Anstellung, tarifliche Eingruppierung, Beschäftigungsgrad, Beginn/Ende der Beschäftigung) 
  • Organisationsdaten (Stellenbezeichnung, Vorgesetzte*r, Standort, Managementebene)
  • Entgelt- und Entgeltzahlungsdaten (Grundgehalt, variable Lohnanteile, Zuschläge, tarifliche Eingruppierung, Steuerklasse, Entgeltabrechnungsdaten, Bankverbindung, Angaben zur Sozialversicherung, Angaben zu Pfändungen)
  • Leistungsdaten (Beurteilungen, Kompetenzbewertungen, Potenzialbeurteilungen, Zielvereinbarungen, Performancedaten, Entgeltfindungsdaten, Angaben zur Arbeitsleistung)
  • Geschäftskontakt- und Kommunikationsdaten 
  • Profildaten, Zertifizierungen, Angaben zur Schul- und Berufsausbildung, absolvierte Schulungen zur Fort- und Weiterbildung und zur Qualifikation, Sprachkenntnisse, sonstige Qualifikationen wie Erst-, Katastrophen-, Brand- und Evakuierungshelfer
  • Arbeitszeit, Fehlzeiten, Urlaub, Fehlzeitengründe, Reisen und Reisezeiten, Freistellungen (bezahlt, unbezahlt, Mutterschafts- und Elternzeit)
  • Berechtigungen (Zutrittsrechte und Zutrittsbuchungen, Kfz-Kennzeichen, Zugangsrechte zu IT-Systemen und Datenverarbeitungsverfahren, Protokolldaten über die Benutzung von Kommunikations- und Datenverarbeitungssystemen, Foto für den Firmenausweis, Aufzeichnungen aus dem Videoüberwachungssystem
  • Ergonomische Daten zur Arbeitsplatzausstattung und Arbeitsplatzgestaltung, ausgegebene Sachmittel und von Ihnen genutztes Firmeneigentum
  • Bewerber*innendaten (Bewerbung, Lebenslauf, Zeugnisse, Nachweise über Schul- und Berufsausbildung, Diplome).

Auch können Informationen zum Gesundheits- und zum betrieblichen Eingliederungsmanagement, zur Schwerbehinderteneigenschaft und sonstige arbeitsplatzrelevante Gesundheitsdaten dazugehören, soweit diese im Beschäftigungsverhältnis anfallen können. 

In bestimmten Fällen erhalten wir Daten von Behörden, beispielsweise steuerrelevante Informationen vom Finanzamt, Arbeitsunfähigkeitszeiten von der Krankenkasse oder Informationen vom Jobcenter und vom Betriebsarzt oder -ärztin.

Im Zusammenhang mit der Teilnahme an Tagungen, Arbeitskreisen und Weiterbildungen erhalten wir teilweise Informationen, Abrechnungen und sonstige Belege, die für die Planung und Durchführung der Veranstaltungen erforderlich sind.

Bei der Nutzung unserer IT-Systeme fallen regelmäßig Dokumente, Protokoll- und Journaldaten an, die personenbezogene Daten über Sie enthalten können (z.B. Ihre Kontaktdaten in Mails).
 

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu den im Landesdatenschutzgesetz (§ 15 LDSG) für Dienstverhältnisse gesetzlich vorgesehenen Zwecke. Hierzu zählen alle Verarbeitungen, die zur Eingehung, Durchführung und Beendigung des Dienstverhältnisses oder zur Durchführung innerdienstlich planerischer, organisatorischer, personeller, sozialer oder haushalts- und kostenrechnerischer Maßnahmen erforderlich oder in einer Rechtsvorschrift, einem Tarifvertrag oder in einer Dienstvereinbarung vorgesehen sind. Hierzu zählen auch Verarbeitungen von besonderen Kategorien personenbezogener Daten aufgrund § 15 (2) LDSG, soweit dies gesetzlich oder kollektivrechtlich vorgesehen ist.
Hierzu zählen:

  • Bearbeitung von Bewerbungen 
  • Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses
  • Ausübung und Erfüllung der sich aus einem Gesetz, einem Tarifvertrag oder einer Dienstvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten
  • Aufdeckung eventueller Straftaten von Beschäftigten im Beschäftigungsverhältnis
  • Leistungsermittlung und Leistungsmanagement 
  • Entgeltermittlung und Entgeltabrechnung
  • Personalverwaltung, Personalplanung, Personalmanagement, Personalentwicklung und Schulung
  • Einhaltung der rechtlichen Anforderungen, z. B. nach arbeitsrechtlichen, steuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Grundlagen
  • Innerbetriebliche Verwaltungs- und Organisationszwecke
  • Gewährleistung der Sicherheit und des Schutzes der Verarbeitungsverfahren und der Daten vor unbefugtem Zugriff, vor Verfälschung und unbefugter Nutzung
  • Schutz der Einrichtungen, Anlagen und Vermögenswerte des Unternehmens vor Diebstählen und sonstigen Schäden.

Auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten wir gegebenenfalls auch besondere Kategorien von personenbezogenen Daten, beispielsweise im Rahmen des BEM-Verfahrens. Zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten wie beispielsweise aus dem Arbeits-, Sozial- und Steuerrecht verarbeiten wir aufgrund Art. 6 Abs. 1 c DSGVO. Wir verarbeiten Daten auch aufgrund von Kollektivvereinbarungen.

Im Rahmen unserer berechtigten Interessen an ordnungsgemäßer Datensicherung und IT-Sicherheit verarbeiten wir Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 f DSGVO. Zur Wahrnehmung unserer gesetzlichen Aufgaben verarbeiten wir aufgrund Art. 6 Abs. 1 e DSGVO. Zur Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen verarbeiten wir besondere Kategorien personenbezogener Daten aufgrund Art. 9 Abs. 1 f DSGVO.

Für weitere Verarbeitungen finden Sie weiter unten zusätzliche Hinweise.

 

Empfänger*in der personenbezogenen Daten

Ihre personenbezogenen Daten erhalten intern nur diejenigen Organisationseinheiten, die in die Verwaltung der Beschäftigtendaten fachlich eingebunden sind (Personalabteilung, Vorgesetzte, Mitarbeiter*innenvertretung, Schwerbehindertenbeauftragte*r, Gleichstellungsbeauftragte*r, Jugend- und Ausbildungsvertretung, Buchhaltung, Betriebsarzt usw.).

Wir übermitteln Daten auch an Behörden (z.B. Finanzamt, Krankenkassen, Rentenversicherung, Zusatzversorgungskasse). Kooperierende Unternehmen (z.B. Personalabrechner, Rechenzentren, Banken, IT-Dienstleister, Hostingunternehmen) und Prüfungsstellen haben im Rahmen ihrer besonderen Aufgaben teilweise Zugriff auf personenbezogene Daten.

Zudem erhalten externe Portale personenbezogene Daten, soweit dies für die Legitimation und Authentifizierung bei der Nutzung erforderlich ist. Hierzu zählen die Benutzerkennungen, Passwörter, Name, Kontaktdaten von Beschäftigten beispielsweise für Online-Buchungs-Portale, Portale der Landesverwaltung und die Hotlines und Ticketsysteme unserer Subunternehmer.

 

Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn sie für die vorgesehenen Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dabei haben wir gesetzliche Aufbewahrungsfristen einzuhalten.

Soweit buchführungspflichtige Daten anfallen (z.B. Gehaltszahlungen), müssen wir gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachten, die bis zu zehn Jahren reichen können. Vertragsbezogene Daten müssen bis sechs Jahre nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses aufbewahrt werden.

Wenn Daten aufgrund einer Einwilligung gespeichert sind, werden wir diese Daten löschen, sobald die Einwilligung widerrufen wird, es sei denn wir müssen zusätzlich andere Aufbewahrungsfristen einhalten.

Im Rahmen unseres Datensicherungskonzepts legen wir Kopien von Daten in separaten, nur eingeschränkt zugänglichen Bereichen ab und verwahren diese über mehrere Jahre, bis sie routinemäßig überschrieben werden.
 

Rechte der betroffenen Personen

Sofern wir Daten aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeiten, haben Sie jederzeit das Recht, Ihre Einwilligung zu widerrufen; durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. 

Zudem haben Sie das Recht auf Auskunft über Ihre Daten sowie auf Berichtigung, Löschung und auf Einschränkung der Verarbeitung; auch besteht ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung, das Recht auf Datenübertragbarkeit sowie ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde.

 

Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Sie müssen uns nur diejenigen Daten bereitstellen, die für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. 
Für weitere personenbezogene Daten, die für die Personalbewirtschaftung hilfreich sein könnten, erbitten wir gegebenenfalls Ihre Einwilligung, die stets freiwillig ist.

 

Verarbeitung in einem Drittland

Wir verarbeiten keine personenbezogenen Daten in einem Drittland. Falls einer unserer Subunternehmer in einem Drittland verarbeitet oder verarbeiten lässt, wird er vertraglich auf die Einhaltung der Vorschriften aus Art. 44 ff DSGVO verpflichtet, so dass das europäische Datenschutzniveau nicht unterschritten wird.

 

Automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall (einschließlich Profiling)

Wir setzen keine Verfahren zur automatisierten Entscheidungsfindung ein.

 

Sonstige Verarbeitungen

Fotoaufnahmen von Beschäftigten

Wir verwendet Fotoaufnahmen von Beschäftigten in unserer Öffentlichkeitsarbeit (Webseiten, Printprodukte) und im Rahmen betrieblicher Veranstaltungen und Dokumentationen. Rechtsgrundlage hierfür ist eine Dienstvereinbarung und gegebenenfalls die Einwilligung der Beschäftigten. Die Aufnahmen werden Dienstleistern zur Verfügung gestellt, die für uns Online- oder Printprodukte entwickeln (z.B. Webagenturen, Druckereien). Wir verarbeiten diese Aufnahmen zeitlich unbegrenzt, es sei denn es liegt ein Widerspruch vor


Elektronische Geldbörse einschließlich Autoload

Beschäftigte können wie Studierende eine elektronische Geldbörse nutzen, um diese zum Bezahlen in unseren Gastroeinrichtungen einzusetzen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist in diesem Fall ein Vertragsverhältnis gemäß Art. 6 (1) b DSGVO. Zugriff auf diese Daten haben intern die zuständigen Fachbereiche (Rechnungswesen, Gastro, IT) und unsere externen Dienstleisten (TL1, Zahlungsdienstleister). Diese Daten werden bis zu 10 Jahre gespeichert und danach anonymisiert.


Edenred-Geschenkkarte

Um die Vergünstigungen zu erhalten, die über die Edenred-Geschenkkarte, werden personenbezogene Daten im erforderlichen Umfang an Edenred übermittelt, beispielsweise die Personalnummer und der gutgeschriebene Betrag. Die Rechtsgrundlage liegt in der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses gem. § 15 LDSG. Ohne diese Übermittlungen können keine Geldbeträge elektronisch vergütet werden.


Online-Portale

Wir nutzen verschiedene Online-Portale für die Optimierung unserer Verwaltungsprozesse. Dazu gehören das Serviceportal des Landes Baden-Württemberg, das Buchungsportal des Deutschen Studentenwerks und Portale für Materialbeschaffungen. Hierzu ist es erforderlich, dass personenbezogene Daten von Beschäftigten im externen Portal eingegeben werden müssen, beispielsweise die Benutzerkennung für die Identifikation und Autorisierung. Diese Verarbeitungen sind für die Wahrnehmung bestimmter Funktionen innerhalb des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich. 


Konferenzen, Besprechungen und Schulungen mit Videotools

Wir nutzen Videotools, um dienstliche Angelegenheiten ohne direkten Kontakt erledigen zu können. Dabei werden Bild- und Tondaten, Chatinhalte von Beschäftigten und weitere technische Daten verarbeitet. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen liegt in der Durchführung des Dienstverhältnisses gem. § 15 LDSG. Falls Aufzeichnungen gemacht werden, erfolgt dies auf Grundlage der Einwilligung der beteiligten Beschäftigten.


Bezug und Bereitstellung der Software von Adobe z.B. Acrobat Pro und Adobe Creative Cloud

Unsere Beschäftigten dürfen Adobe Produkte zu dienstlichen Zwecken nutzen. Für den Bezug und die Bereitstellung der Software einschließlich seiner cloudbasierten Servicefunktionen werden personenbezogene Daten der nutzenden Mitarbeiter*innen vom Anbieter (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse des Studierendenwerks, Angehörigkeit zum Studierendenwerk) erhoben. Je nach Nutzung können die Nutzenden auch personenbezogene Daten anderer Personen verarbeiten. Diese Daten werden auch in der Cloud des Anbieters gespeichert, die teilweise außerhalb Europas liegt. Die Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung sind Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. § 4 LDSG und - in Bezug auf die personenbezogenen Daten der Beschäftigten - Art. 88 Abs. 1 DSGVO i. V. m. § 15 LDSG. Zweck der Verarbeitung ist die Bereitstellung und Nutzung der Funktionalität des jeweiligen Produkts zu dienstlichen Zwecken. Mit Adobe haben wir Vereinbarungen geschlossen, die den Schutz personenbezogener Daten angemessen gewährleistet. Soweit die Daten in der Cloud des gespeichert sind, werden die Daten nach Wegfall der Erforderlichkeit durch den einzelnen Nutzer innerhalb von 30 Tagen gelöscht.

Es ist nicht gestattet sensible personenbezogene Daten (z.B. Studierenden- oder Personallisten, Daten Psychosoziale Beratung, Ausbildungsförderung) im Cloud-Speicher abzulegen.

Stand: 28. November 2025