Mit den folgenden Hinweisen möchten wir dich gemäß Art. 13 und 14 DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten als Bewerber*in oder Mieter*in informieren.
Weitere Informationen finden du in unserer „Allgemeinen Datenschutzerklärung“.
1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kannst du dich wenden?
Die verantwortliche Stelle ist:
Studierendenwerk Stuttgart AöR
Rosenbergstraße 18
D-70174 Stuttgart
Telefon: +49 711 4470-1247
E-Mail: info@sw-stuttgart.de
Unseren Datenschutzbeauftragten erreichst du unter:
Studierendenwerk Stuttgart AöR
- Datenschutzbeauftragter -
Rosenbergstraße 18
D-70174 Stuttgart
E-Mail: datenschutz@sw-stuttgart.de
2. Woher erhalten wir personenbezogene Daten?
Wir erhalten die personenbezogenen Daten in den meisten Fällen direkt von dir. Für einen Teil der Verarbeitungen erhalten wir personenbezogene Daten auch von anderen Stellen:
- Von Hochschulen erhalten wir Daten zu Zimmeranfragen für Austauschstudierende und Studierende aus den Kontingentprogrammen, sowie Angaben zum studentischen Status,
- von Tutorien oder Wohnungsreferaten,
- von Hauptmietern die Daten der Untermieter*innen,
- Behörden, Banken, Post und anderen Zustellern,
- Selfnet e.V.
3. Wofür verarbeiten wir personenbezogene Daten, und auf welcher Rechtsgrundlage?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 4 LDSG (Landesdatenschutzgesetz) zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben aus dem Studierendenwerksgesetz Baden-Württemberg (§ 2 StWG BW), insbesondere zum Betrieb von studentischen Wohnanlagen, sowie zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten auch zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, insbesondere zur Prüfung der Voraussetzungen für eine Wohnplatzvergabe.
Zudem verarbeiten wir Daten aufgrund des berechtigten Interesses des Studierendenwerks (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), indem wir Daten austauschen (beispielsweise mit Hochschulen), oder an Dritte weitergeben (beispielsweise Post- und andere Zusteller). Das berechtigte Interesse besteht in der optimalen Durchführung des Mietverhältnisses.
Mit besonderer Einwilligung der betroffenen Personen verarbeiten wir personenbezogene Daten - darunter auch Gesundheitsdaten - zur optimalen Betreuung von Studierenden sowie zur Begleitung von besonderen Härtefällen, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. Art. 9 Abs 2 lit. a DSGVO.
4. An welche Empfänger geben wir personenbezogene Daten?
Wir geben personenbezogene Daten an folgende Stellen weiter:
- Intern an die für die Wohnanlagenverwaltung zuständigen Stellen,
- interne EDV und Buchhaltung, Hausmeister,
- Hausbank (für den Lastschrifteinzug von Mieten), Steuerberater, Wirtschaftsprüfer,
- Hochschulen, Akademische Auslandsämten (z.B. bei Austauschprogrammen),
- Behörden (z.B. Meldeamt, Polizei bei Anfragen),
- Post- und andere -Zusteller (zur optimalen Zustellung von Briefen und Paketen),
- Selfnet e.V. (falls bei Selfnet ein Internet-Anschluss beantragt wird),
- Tutorien- und Wohnungsreferate,
- beauftragte Handwerker (bei Reparaturen), Versicherungen (in Schadensfällen),
- in Notfällen (Notsituationen wie Krankheit oder Todesfall des Mieters) an die Angehörigen,
- Hochschulservice GmbH (ggf. zwecks Terminvereinbarung zur Endreinigung).
Über die zuvor genannten Empfänger*innen hinaus haben wir spezialisierte Dienstleister beauftragt, uns beim Betrieb unserer IT-Anwendungen zu unterstützen, dazu zählen beispielsweise Webhoster, Softwareanbieter, Systemadministratoren und Rechenzentrumsbetreiber. Diese Stellen haben teilweise Zugriff auf personenbezogene Daten im Rahmen der Erfüllung ihrer Leistungen. Hierzu gehören:
- tl1 GmbH, Freiburg (Hosting und Support Wohnverwaltungs-Software),
- 1&1 Telecommunication SE, Montabaur (Hosting Webseite),
- Mosaiq GmbH, Stuttgart (Webseiten-Betreuung),
- Hochschulservice GmbH, Stuttgart (IT-Support).
5. Wie lange werden personenbezogene Daten gespeichert?
Grundsätzlich speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, bis der Zweck der Speicherung erfüllt ist. Dabei haben wir gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu wahren, deren Ablauf wir abwarten müssen, ehe wir Daten löschen.
- Führt die Bewerbung zu einem Mietverhältnis, müssen die Daten bis zu 10 Jahre nach Mietvertragsende vorgehalten werden.
- Daten von abgelehnten oder zurückgenommenen Bewerbungen werden nach zwei Jahren gelöscht.
6. Ist die Bereitstellung von personenbezogenen Daten vorgeschrieben?
Wir benötigen deine Daten, um die Grundlagen für den Abschluss eines Mietvertrags zu prüfen und den Vertrag durchführen zu können. Dazu gehören auch Angaben zum studentischen Status bei der Bewerbung und die Vorlage deines Pass- oder Personalausweises bei Ein- bzw. Auszug aus der Wohnanlage, damit wir die Berechtigung für einen Wohnplatz überprüfen und belegen können. Ohne diese Angaben können wir Bewerbungen nicht bearbeiten und den Vertrag nicht durchführen.
Wir erfragen teilweise auch Daten, um unsere Leistungen optimal anbieten zu können, beispielsweise Fragen zu besonderen Wünschen, zur Behinderung oder zu Härtefällen. Diese Angaben sind stets freiwillig, jedoch können wir ohne diese Angaben unsere Leistungen nicht optimal erbringen.
7. Werden personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt?
Wir übermitteln grundsätzlich keine personenbezogenen Daten in Drittländer. Nur im Rahmen der Kommunikation mit Studierenden, die sich im Ausland befinden, ist die Übermittlung in Drittländer möglich. In Notfällen kommunizieren wir auch mit Angehörigen oder Hochschulen im Ausland.
8. Sicherheit Ihrer Daten
Wir verarbeiten deine personenbezogenen Daten mit größtmöglicher Sorgfalt. Dabei setzen wir angemessene Sicherheitsverfahren ein.
Du kannst unser Online-Portal nutzen, um dich für einen Platz in unseren Wohnanlagen zu bewerben. Dabei setzen wir die Software eines darauf spezialisierten IT-Dienstleisters ein. Die Formulare des Dienstleisters sind in unser Webportal eingebettet. Deine Daten werden durch den Dienstleister in unserem Auftrag verarbeitet. Deine Angaben senden wir dir gleich nach der Erfassung per E-Mail zu, damit du diese nochmals kontrollieren kannst. Diese E-Mail ist unverschlüsselt; falls du nicht unverschlüsselt mit uns kommunizieren willst, kannst du dich gerne telefonisch bei uns melden, um ein konventionelles Bewerbungsformular zu erhalten.
9. Welche Datenschutzrechte haben betroffene Personen?
Betroffene Personen haben in Bezug auf die sie betreffenden Daten folgende Rechte:
- Das Recht auf Auskunft über ihre Daten gemäß Art. 15 DSGVO,
- das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO,
- das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO,
- das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
- das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO,
- das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO,
- das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO.
Zudem hast du gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO jederzeit das Recht, eine gegebene Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Gegebene Einwilligungen und ihr Widerruf wirken nicht, wenn und soweit eine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung vorliegt.
Stand 16.12.2019
