Allgemeine Datenschutzerklärung des Studierendenwerk Stuttgart AöR

Mit den folgenden Hinweisen möchten wir Sie allgemein über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns informieren. Zusätzlich erhalten Sie einen Überblick über Ihre Rechte aus den Datenschutzgesetzen.


Neben dieser allgemeinen Datenschutzerklärung finden Sie Datenschutzhinweise zu unserer Homepage unter diesem Link.

 

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Die verantwortliche Stelle ist:

Studierendenwerk Stuttgart AöR

Rosenbergstraße 18

D-70174 Stuttgart

Telefon: +49 711 / 95 74-410

E-Mail: info@sw-stuttgart.de 


Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

Studierendenwerk Stuttgart AöR

- Datenschutzbeauftragter -

Rosenbergstraße 18

D-70174 Stuttgart

E-Mail: datenschutz@sw-stuttgart.de 

 

2. Woher erhalten wir personenbezogene Daten?

Wir erhalten die personenbezogenen Daten in den meisten Fällen direkt von Ihnen.


Für einen Teil der Verarbeitungen erhalten wir personenbezogene Daten auch von anderen Stellen:

  • Von Hochschulen erhalten wir Angaben zum studentischen Status, beispielsweise über Austauschstudenten.
  • Von der kommunalen Verwaltung erhalten unsere Kitas Angaben über Bewerber für einen Kita-Platz.
  • Von Eltern und anderen Angehörigen erhalten wir die für die Beantragung von Ausbildungsförderung erforderlichen Angaben.
  • Von Zahlungsdienstleistern (z.B. Banken) erhalten wir gegebenenfalls Daten, beispielsweise über Mietzahlungen.

 

 

3. Wofür verarbeiten wir personenbezogene Daten, und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben:

 

  • zum Betrieb von studentischen Wohnanlagen,
  • zum Betrieb von Verpflegungsbetrieben (z.B. Mensen),
  • zur Förderung kulturellen, sozialer und sportlichen Interessen von Studierenden
  • Durchführung der Ausbildungsförderung und anderer finanzieller Studienhilfen,
  • zum Betrieb von Kinderbetreuungseinrichtungen,
  • für Maßnahmen zur Gesundheitsförderung und zur Sozial- und Rechtsberatung,
  • zur Förderung und Unterstützung der Mitglieder und Angehörigen der Hochschulen.


Wir verarbeiten auch personenbezogene Daten zur Vorbereitung und Durchführung von Verträgen mit Mietern, Gästen (z.B. in Mensen) und anderen Geschäftspartnern.


Wir verarbeiten auch Daten zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, beispielsweise Steuer- und Finanzdaten, Meldedaten und statistische Daten, und zur Erfüllung von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.


Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen, beispielsweise Daten aus der Kommunikation mit Hochschulen, Behörden, Studierenden, Eltern, Geschäftspartnern, Besuchern und Gästen. Das berechtigte Interesse ergibt sich aus dem jeweiligen Anlass des Vorgangs.


Mit besonderer Einwilligung der betroffenen Personen verarbeiten wir personenbezogene Daten auch zur besseren Betreuung von Studierenden, Gästen und Beschäftigten, wie beispielsweise Gesundheitsdaten von Kindern oder Studierenden, sowie zur Begleitung von besonderen Härtefällen. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.


Zusätzlich verarbeiten wir personenbezogene Daten für allgemeine Verwaltungszwecke und zur Begründung, Durchführung und Beendigung von Dienst- und Arbeitsverhältnissen.

 

 

4. An welche Empfänger geben wir personenbezogene Daten?

Wir geben personenbezogene Daten an folgende Stellen weiter:

  • Banken und andere Zahlungsdienstleister (z.B. Lastschriftdaten),
  • Versicherungen (z.B. Krankenversicherungen, Rentenversicherung),
  • Behörden (z.B. kommunale Stellen, Jugendamt, Meldeamt, Agentur für Arbeit, Landesoberkasse),
  • Hochschulen, Wohnheimtutoren, studentische Selbsthilfeorganisationen (z.B. Selfnet e.V.),
  • Rechtsanwälte und Inkassostellen,
  • Aufsichtsbehörden (z.B. statistische Daten),
  • Deutsches Studentenwerk (statistische Daten)


Über die zuvor genannten Empfänger hinaus haben wir spezialisierte Dienstleister beauftragt, uns beim Betrieb unserer IT-Anwendungen zu unterstützen, dazu zählen beispielsweise Webhoster, Softwareanbieter, Systemadministratoren und Rechenzentrumsbetreiber. Diese Stellen haben teilweise Zugriff auf personenbezogene Daten im Rahmen der Erfüllung ihrer Leistungen.

 

 

5. Wie lange werden personenbezogene Daten gespeichert?

Grundsätzlich speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, bis der Zweck der Speicherung erfüllt ist. Dabei haben wir gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu wahren, deren Ablauf wir abwarten müssen, ehe wir Daten löschen.

  • Für Buchführungsgrundlagen besteht eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.
  • Für Verträge und Geschäftsbriefe besteht eine Frist von sechs Jahren, bei Schadensersatzansprüchen bis zu 30 Jahren.
  • Daten von Bewerbern für einen Wohnanlagenplatz werden nach zwei Jahren gelöscht.
  • Daten zur Ausbildungsförderung müssen bis zu sechs Jahre nach Abschluss des Verfahrens aufbewahrt werden.
  • Pädagogische Daten der Kindertagesstätten werden gelöscht, wenn das Kind die Einrichtung verlassen hat.
  • Daten von Bewerbern für eine Beschäftigung werden nach sechs Monaten gelöscht, Lohnbelege nach sechs Jahren.
  • Daten zur Gesundheit von Beschäftigten werden nach fünf Jahren gelöscht.
  • Webserver-Protokolldaten werden nach 9 Wochen gelöscht, soweit nicht im Einzelfall eine längere Aufbewahrung erforderlich ist.

 

 

6. Ist die Bereitstellung von personenbezogenen Daten vorgeschrieben?

Im Bereich der Ausbildungsförderung und bei allen öffentlich geförderten Leistungen (z.B. bei Wohnanlagen, Mensaverpflegung und Kitaplätze) ist die Bereitstellung von Daten gesetzlich vorgeschrieben, damit die Bezugsberechtigung nachgewiesen werden kann. Ohne diese Angaben dürfen wir die Leistungen nicht erbringen.


Im Zusammenhang mit Verträgen (z.B. Mietverträge) erfragen wir teilweise Daten, um unsere Leistungen optimal anbieten zu können, beispielsweise Fragen zu besonderen Wünschen, zur Behinderung oder zu Härtefällen. Diese Angaben sind stets freiwillig, jedoch können wir ohne diese Angaben unsere Leistungen nicht optimal erbringen. 


Für Beschäftigungsverhältnisse gibt es gesetzliche Pflichten zur Angabe von Daten, beispielsweise steuerliche und versicherungsrechtliche Angaben. Ohne diese Angaben kann kein Beschäftigungsverhältnis begründet werden.

 

 

7. Werden personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt?

Wir übermitteln grundsätzlich keine personenbezogenen Daten in Drittländer. Nur im Rahmen der Kommunikation mit ausländischen Studierenden werden Daten in Drittländer übermittelt, beispielsweise bei der Bewerbung um einen Wohnheimplatz.

 

 

8. Welche Datenschutzrechte haben betroffene Personen?

Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft über ihre Daten, auf Berichtigung von Daten, die Löschung von Daten, das Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit. 

Auch besteht im gesetzlich vorgegebenen Rahmen das Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung, auf Widerspruch gegen die Verarbeitung aus berechtigtem Interesse des Unternehmens und gegen automatisierte Entscheidungen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Betroffene haben ferner das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren. 



Stand 22. Mai 2018